Informare GDPR

REGULAMENT GDPR KLANkids Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal Operator date: HEXA Hospitality SRL Denumire locație: KLANkids 1 și KLANkids 2 Sediu social / punct de lucru: Str. Liviu Rebreanu nr. 6A, Galeriile Titan, etaj 2, Sector 3, București Contact: [email protected] | 0737.030.812 Vă rugăm să citiți cu atenție prezenta informare. Documentul este informativ și explică modul în care HEXA Hospitality SRL prelucrează datele personale în legătură cu accesul copiilor și al însoțitorilor în KLANkids. Acordurile și opțiunile specifice se exprimă în aplicația/formularul de înregistrare clienți. 1. Scopul documentului • Prezentul document reprezintă informarea privind prelucrarea datelor cu caracter personal, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR") și legislația aplicabilă în materia protecției datelor. • Documentul se aplică părinților, reprezentanților legali, adulților însoțitori, copiilor înscriși/înregistrați pentru acces, participanților la evenimente și altor persoane care interacționează cu KLANkids. • Prezentul document nu este un formular de consimțământ. Confirmările, acordurile și opțiunile concrete se exprimă separat în aplicația/formularul de înregistrare clienți. 2. Cine prelucrează datele • Operatorul datelor este HEXA Hospitality SRL, care operează locațiile KLANkids 1 și KLANkids 2. • Pentru întrebări, solicitări sau exercitarea drepturilor privind datele personale, ne puteți contacta la adresa de e-mail [email protected] sau la numărul de telefon 0737.030.812. 3. Ce date personale putem prelucra • Date ale părintelui/reprezentantului legal/adultului însoțitor: nume, prenume, număr de telefon, adresă de e-mail, semnătură electronică/confirmare în aplicație și opțiunile exprimate în formular. • Date ale copilului: nume, prenume, vârstă/data nașterii, zona de joacă pentru care se solicită accesul și orice informații necesare pentru identificare și siguranță în cadrul locației. • Date privind siguranța copilului, comunicate voluntar de părinte/reprezentant legal/adult însoțitor: alergii, restricții medicale, sensibilități, recomandări, nevoi speciale sau alte mențiuni relevante. • Date privind accesul și utilizarea serviciilor: data vizitei, intervalul/orarul, tipul evenimentului sau activității, instrucțiunile privind preluarea/ieșirea copilului și eventualele incidente sau solicitări comunicate personalului. • Date foto/video: numai în condițiile informării prealabile și potrivit acordurilor sau opțiunilor exprimate separat în aplicația/formularul de înregistrare, atunci când imaginile sunt folosite în scop de promovare. 4. De ce prelucrăm datele • Pentru înregistrarea clienților și gestionarea accesului în KLANkids. • Pentru identificarea copilului și a persoanei responsabile de acesta pe durata accesului în locație. • Pentru organizarea activităților, petrecerilor, evenimentelor și folosirea spațiilor de joacă KLANkids 1 și KLANkids 2. • Pentru siguranța copiilor și a celorlalte persoane din locație, inclusiv pentru gestionarea informațiilor comunicate privind alergii, restricții medicale sau alte situații speciale. • Pentru comunicări legate de rezervări, programări, evenimente, solicitări, modificări de program, obiecte pierdute sau alte aspecte operaționale. • Pentru gestionarea incidentelor, reclamațiilor, solicitărilor, controalelor autorităților și apărarea drepturilor și intereselor legitime ale operatorului. • Pentru transmiterea de comunicări comerciale, oferte, campanii sau informații de marketing, numai dacă persoana vizată și-a exprimat acordul distinct, acolo unde acesta este necesar. • Pentru realizarea și utilizarea fotografiilor/înregistrărilor video în scop de promovare a locației, numai pe baza acordului separat exprimat în aplicație/formular. 5. Temeiul legal al prelucrării • Executarea contractului sau efectuarea demersurilor necesare pentru furnizarea serviciilor solicitate, inclusiv accesul în locație, rezervările și participarea la activități sau evenimente. • Îndeplinirea obligațiilor legale care revin operatorului, inclusiv în materie fiscală, contabilă, siguranță, arhivare sau răspuns la solicitările autorităților. • Interesul legitim al operatorului privind organizarea activității, siguranța locației, prevenirea incidentelor, soluționarea reclamațiilor, protejarea bunurilor și apărarea drepturilor sale. • Consimțământul persoanei vizate, pentru comunicări de marketing, utilizarea imaginilor foto/video în scop de promovare și alte prelucrări pentru care legea impune sau recomandă acordul distinct. • În situații excepționale, protejarea intereselor vitale ale copilului sau ale altei persoane, de exemplu atunci când este necesară comunicarea unor informații relevante către servicii medicale sau autorități competente. 6. Acorduri separate în aplicația de înregistrare • Acceptarea prezentului document sau consultarea lui nu echivalează automat cu acord pentru marketing sau pentru folosirea imaginilor foto/video în scop de promovare. • Acordul pentru comunicări comerciale/marketing se exprimă separat, prin bifarea opțiunii dedicate în aplicația/formularul de înregistrare. • Acordul pentru fotografii și/sau video în scop de promovare se exprimă separat, prin opțiune clară de tip DA/NU în aplicația/formularul de înregistrare. • Refuzul acordului pentru marketing sau pentru foto/video promoțional nu afectează accesul copilului în locație sau prestarea serviciilor de bază. • Consimțământul poate fi retras oricând pentru viitor, printr-o solicitare transmisă la [email protected]. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrărilor realizate anterior retragerii. 7. Cine poate avea acces la date • Datele pot fi accesate de personalul HEXA Hospitality SRL/KLANkids, în măsura necesară pentru înregistrare, acces, organizare, siguranță, comunicare și administrarea serviciilor. • Datele pot fi transmise către furnizori care sprijină activitatea operatorului, cum ar fi furnizori IT, platforme de înregistrare, servicii de găzduire, contabilitate, consultanță juridică, servicii de comunicare sau marketing, numai în limitele necesare scopurilor indicate. • Datele pot fi comunicate autorităților publice, instanțelor, organelor de control sau altor instituții competente atunci când există o obligație legală sau un interes legitim justificat. • În cazul materialelor foto/video publicate pe platforme online sau social media, datele pot deveni accesibile publicului sau utilizatorilor platformelor respective, în limitele setărilor și condițiilor platformei. 8. Cât timp păstrăm datele • Datele de înregistrare și acces se păstrează pe durata necesară furnizării serviciilor și, de regulă, pentru o perioadă de până la 12 luni de la ultima interacțiune, cu excepția cazului în care legea impune sau justifică o perioadă mai lungă. • Datele privind incidente, reclamații, solicitări sau situații care pot genera răspundere se pot păstra pe durata necesară soluționării situației și apărării drepturilor operatorului, inclusiv pe durata termenelor legale de prescripție. • Datele prelucrate în baza obligațiilor fiscale, contabile sau legale se păstrează pe perioadele prevăzute de legislația aplicabilă. • Datele folosite pentru marketing se păstrează până la retragerea consimțământului sau până când nu mai sunt necesare scopului pentru care au fost colectate. • Materialele foto/video folosite în scop de promovare se pot păstra și utiliza până la retragerea consimțământului pentru viitor sau până când nu mai sunt necesare scopului de promovare, cu respectarea drepturilor persoanelor vizate. 9. Drepturile persoanelor vizate • Aveți dreptul de acces la datele personale prelucrate de operator. • Aveți dreptul de rectificare a datelor inexacte sau incomplete. • Aveți dreptul de ștergere a datelor, în cazurile prevăzute de lege. • Aveți dreptul de restricționare a prelucrării, în condițiile legii. • Aveți dreptul de opoziție față de anumite prelucrări întemeiate pe interes legitim. • Aveți dreptul la portabilitatea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale. • Aveți dreptul de retragere a consimțământului, pentru prelucrările bazate pe consimțământ. • Aveți dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, dacă apreciați că prelucrarea datelor nu respectă legislația aplicabilă. 10. Datele copiilor • Datele copiilor sunt colectate și comunicate de către părinte/reprezentant legal/adult însoțitor, în scopul accesului, identificării și siguranței copilului în locație. • KLANkids nu solicită copiilor să își exprime acorduri și nu transmite comunicări comerciale direct către copii. • Părintele/reprezentantul legal/adultul însoțitor are responsabilitatea de a furniza informații corecte, complete și actualizate, inclusiv orice informație relevantă pentru siguranța copilului. 11. Securitatea datelor • HEXA Hospitality SRL aplică măsuri rezonabile tehnice și organizatorice pentru protejarea datelor personale împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării nepermise. • Accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de aceste informații pentru îndeplinirea atribuțiilor lor sau pentru furnizarea serviciilor contractate. • Persoanele care folosesc aplicația/formularul de înregistrare trebuie să furnizeze date reale și să nu introducă date aparținând altor persoane fără drept. 12. Modificări ale informării GDPR • HEXA Hospitality SRL poate actualiza prezenta informare atunci când se modifică activitatea, aplicația de înregistrare, serviciile oferite sau cerințele legale aplicabile. • Versiunea aplicabilă este cea disponibilă în aplicația de înregistrare clienți sau afișată/comunicată în locație la momentul înregistrării. Document informativ. Confirmările, acordurile și opțiunile aplicabile se exprimă în aplicația/formularul de înregistrare clienți KLANkids.

KLANkids GDPR NOTICE Information on the processing of personal data Data controller: HEXA Hospitality SRL Venue name: KLANkids 1 and KLANkids 2 Registered office / venue address: 6A Liviu Rebreanu Street, Galeriile Titan, 2nd floor, District 3, Bucharest Contact: [email protected] | 0737.030.812 Please read this notice carefully. This document is informational and explains how HEXA Hospitality SRL processes personal data in connection with the access of children and accompanying adults to KLANkids. Specific consents and options are expressed in the customer registration application/form. 1. Purpose of this document • This document is the information notice on the processing of personal data, in accordance with Regulation (EU) 2016/679 ("GDPR") and applicable data protection legislation. • This document applies to parents, legal representatives, accompanying adults, children registered for access, event participants and other persons interacting with KLANkids. • This document is not a consent form. Specific confirmations, consents and options are expressed separately in the customer registration application/form. 2. Who processes the data • The data controller is HEXA Hospitality SRL, which operates the KLANkids 1 and KLANkids 2 venues. • For questions, requests or to exercise your rights regarding personal data, you may contact us at [email protected] or by phone at 0737.030.812. 3. What personal data we may process • Data about the parent/legal representative/accompanying adult: name, surname, phone number, e-mail address, electronic signature/confirmation in the application and the options expressed in the form. • Data about the child: name, surname, age/date of birth, the play area for which access is requested and any information necessary for identification and safety at the venue. • Data about the child's safety, voluntarily provided by the parent/legal representative/accompanying adult: allergies, medical restrictions, sensitivities, recommendations, special needs or other relevant notes. • Data about access and use of services: visit date, time slot/schedule, type of event or activity, instructions regarding collecting/exiting the child and any incidents or requests communicated to staff. • Photo/video data: only subject to prior information and in accordance with the consents or options expressed separately in the registration application/form, when images are used for promotional purposes. 4. Why we process the data • To register customers and manage access to KLANkids. • To identify the child and the person responsible for them during access to the venue. • To organise activities, parties, events and use of the KLANkids 1 and KLANkids 2 play areas. • For the safety of children and other persons at the venue, including managing information communicated about allergies, medical restrictions or other special situations. • For communications related to bookings, appointments, events, requests, schedule changes, lost items or other operational matters. • To manage incidents, complaints, requests, authority checks and to defend the operator's legitimate rights and interests. • To send commercial communications, offers, campaigns or marketing information, only where the data subject has given separate consent, where required. • To create and use photographs/video recordings for venue promotion purposes, only based on the separate consent expressed in the application/form. 5. Legal basis for processing • Performance of the contract or steps necessary to provide the requested services, including access to the venue, bookings and participation in activities or events. • Compliance with the controller's legal obligations, including tax, accounting, safety, archiving or responding to authority requests. • The controller's legitimate interest regarding organisation of activities, venue safety, incident prevention, handling complaints, protecting assets and defending its rights. • The data subject's consent, for marketing communications, use of photo/video images for promotional purposes and other processing for which the law requires or recommends separate consent. • In exceptional situations, protection of the vital interests of the child or another person, for example when it is necessary to communicate relevant information to medical services or competent authorities. 6. Separate consents in the registration application • Accepting or reading this document does not automatically constitute consent for marketing or for the use of photo/video images for promotional purposes. • Consent for commercial/marketing communications is given separately, by checking the dedicated option in the registration application/form. • Consent for photos and/or video for promotional purposes is given separately, through a clear YES/NO option in the registration application/form. • Refusing consent for marketing or promotional photo/video does not affect the child's access to the venue or the provision of core services. • Consent may be withdrawn at any time for the future, through a request sent to [email protected]. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal. 7. Who may have access to the data • Data may be accessed by HEXA Hospitality SRL/KLANkids staff, to the extent necessary for registration, access, organisation, safety, communication and service administration. • Data may be shared with providers supporting the controller's activity, such as IT providers, registration platforms, hosting services, accounting, legal counsel, communication or marketing services, only to the extent necessary for the stated purposes. • Data may be disclosed to public authorities, courts, control bodies or other competent institutions where there is a legal obligation or a justified legitimate interest. • For photo/video materials published on online platforms or social media, data may become accessible to the public or to users of those platforms, within the settings and terms of the platform. 8. How long we keep the data • Registration and access data are kept for as long as necessary to provide the services and, generally, for up to 12 months from the last interaction, unless the law requires or justifies a longer period. • Data regarding incidents, complaints, requests or situations that may give rise to liability may be kept for as long as necessary to resolve the matter and defend the operator's rights, including during legal limitation periods. • Data processed based on tax, accounting or legal obligations are kept for the periods provided by applicable legislation. • Data used for marketing are kept until consent is withdrawn or until no longer necessary for the purpose for which they were collected. • Photo/video materials used for promotional purposes may be kept and used until consent is withdrawn for the future or until no longer necessary for the promotional purpose, in compliance with data subjects' rights. 9. Rights of data subjects • You have the right to access the personal data processed by the controller. • You have the right to rectify inaccurate or incomplete data. • You have the right to erasure of data, in the cases provided by law. • You have the right to restrict processing, under the conditions of the law. • You have the right to object to certain processing based on legitimate interest. • You have the right to data portability, when the legal conditions are met. • You have the right to withdraw consent, for processing based on consent. • You have the right to lodge a complaint with the National Supervisory Authority for Personal Data Processing, if you consider that the processing of your data does not comply with applicable law. 10. Children's data • Children's data are collected and communicated by the parent/legal representative/accompanying adult, for the purpose of the child's access, identification and safety at the venue. • KLANkids does not request children to express consents and does not send commercial communications directly to children. • The parent/legal representative/accompanying adult is responsible for providing correct, complete and up-to-date information, including any information relevant to the child's safety. 11. Data security • HEXA Hospitality SRL applies reasonable technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, loss, destruction, alteration or unauthorised disclosure. • Access to data is limited to persons who need this information to perform their duties or to provide the contracted services. • Persons using the registration application/form must provide real data and must not enter data belonging to other persons without the right to do so. 12. Changes to this GDPR notice • HEXA Hospitality SRL may update this notice when its activity, the registration application, the services offered or applicable legal requirements change. • The applicable version is the one available in the customer registration application or displayed/communicated at the venue at the time of registration. Informational document. Applicable confirmations, consents and options are expressed in the KLANkids customer registration application/form.